A falta nas consultas é um problema recorrente em clínicas veterinárias, o que pode atrapalhar bastante o rendimento de toda a equipe. Afinal, pode ser muito incômodo se preparar para receber um paciente, reservar parte de seu tempo para isso e, no final, ele não aparecer.

Essas faltas frequentes trazem prejuízos financeiros para a clínica veterinária, já que, ao separar determinado horário para um cliente, a empresa perde a possibilidade de atender outros pacientes nesse mesmo período. Além disso, nesses casos a desmotivação dos colaboradores também passa a ser um novo problema.

É claro que sabemos que todos nós temos os nossos compromissos e, muitas vezes, os imprevistos surgem, impossibilitando que a pessoa leve o animal para a consulta previamente agendada com o veterinário.

Entretanto, os imprevistos não são os únicos motivos que fazem com que a falta nas consultas em uma clínica veterinária sejam frequentes. A falta de organização e a correria do dia a dia também são alguns dos principais fatores que contribuem para essa ausência.

Pensando nisso, separamos algumas dicas e conselhos que vão ajudar a entender melhor os tutores dos seus pacientes e, com isso, evitar o alto número de faltas nas consultas da sua clínica veterinária.

Leia com atenção, veja o que pode ser aplicado ao seu caso e inclua essas técnicas em seu planejamento!

Tudo começa na hora do agendamento da consulta

Na hora de agendar a consulta, um hábito que costuma trazer resultado é perguntar se o cliente estará livre no dia e horário oferecidos. Essa simples atitude faz com que ele tenha que pensar se realmente não há nenhum outro compromisso no dia que o possa impedir de levar o animal à clínica.

Faça com que o cliente diga que poderá comparecer no dia e horário marcados, reforçando a importância do compromisso dele com vocês.

Como já afirmado, os imprevistos acontecem, e tanto você quanto o seu cliente podem ter que desmarcar a consulta por alguma situação que foge do controle.

No momento do agendamento, deixe claro que, se ocorrer um imprevisto, o cliente deve ligar para a clínica informando que não poderá comparecer. Explique a ele que, dessa forma, você pode colocar outro paciente em seu lugar ou adiantar a consulta de quem já estiver lá.

Caso a consulta a ser agendada seja um retorno, reforce para o cliente a importância que o retorno tem na saúde do animal. Explique que esse acompanhamento é essencial para que o veterinário possa se assegurar de que o tratamento teve o resultado esperado, evitando complicações futuras na saúde do bichinho.

Outra dica que pode trazer resultados positivos é oferecer apenas um horário ao cliente. Caso ele diga que não pode nesse dia, busque outro horário na agenda.

O importante é mostrar que a disponibilidade do veterinário não é tão grande e, no caso de uma possível falta, o reagendamento da consulta pode não ser em data tão próxima quanto ele imagina.

A confirmação da consulta é muito importante

A rotina das pessoas está cada vez mais movimentada e, tanto por falta de atenção quanto por falta de organização, pode acontecer de o seu cliente esquecer a consulta que havia agendado.

Isso ocorre, principalmente, quando o animal de estimação da pessoa não está apresentando nenhum sintoma e a consulta é apenas de rotina, para ver se está tudo bem.

Para evitar a falta na consulta por motivo de esquecimento, a clínica veterinária pode dar uma forcinha e entrar em contato com o cliente um dia antes, por telefone ou WhatsApp.

Ligue ou mande uma mensagem, um dia antes ou no dia — dependendo do horário marcado — dizendo que deseja confirmar a presença dele na consulta e reforçando que o veterinário estará esperando na hora agendada.

Para garantir a eficácia desse método, oriente as suas secretárias e recepcionistas a manterem o cadastro dos pacientes sempre atualizado.

Lembre que algumas pessoas não gostam quando as empresas entram em contato via WhatsApp, então pergunte antes ao cliente se ele autoriza essa forma de contato também e deixe essa informação salva em seu cadastro.

A gestão da agenda da clínica faz toda a diferença

Em alguns casos, a falta na consulta veterinária pode ser decorrente de um problema na gestão da agenda da própria clínica.

Por exemplo, pode acontecer de o cliente comparecer no dia e horário marcados, mas haver outra pessoa na fila com agendamento para o mesmo horário. Isso vai desencadear um tempo de espera ainda maior do que o tolerável, fazendo-o desistir do atendimento.

Isso não vai causar apenas a falta de um paciente em uma consulta, mas também pode afetar a reputação da sua empresa e gerar grande insatisfação entre os seus clientes. A possibilidade de essa pessoa voltar a procurar a sua clínica vai ser muito baixa. 

Para evitar esse tipo de situação, você e os seus colaboradores devem gerenciar muito bem a agenda da clínica.Você deve entender que o serviço prestado pela sua clínica não envolve apenas a consulta em si, mas todo o processo de conhecimento e contato entre o cliente e a sua empresa. Pensar dessa maneira e cuidar bem de todos os detalhes desse processo vão auxiliar, e muito, na fidelização dos seus clientes.

O ideal é ter apenas uma ou, no máximo, duas pessoas responsáveis pela agenda. Como é uma ferramenta que necessita de extrema organização, quanto menos gente para gerenciá-la, melhor. Isso vai evitar os enganos e as falhas de comunicação.

Deixe a sua equipe ciente das funções de cada um dentro da empresa e revise tudo constantemente, orientando os responsáveis pela agenda a prestar bastante atenção aos horários e jamais marcar duas consultas ao mesmo tempo.

Além disso, é fundamental determinar o tempo máximo de duração para os atendimentos e fazer o possível para respeitá-lo, evitando os atrasos. Assim, a satisfação de clientes e veterinários estará garantida e, o principal, a saúde dos bichinhos também.

E você, tem alguma dica especial para evitar a falta nas consultas? Conte para a gente nos comentários e ajude mais profissionais a lidarem com essa situação!

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