A organização é imprescindível para alcançar a excelência no atendimento em qualquer empresa. Por isso, organizar a rotina de sua clinica veterinária é fundamental para a satisfação e a fidelização de seus clientes, colaboradores, fornecedores e todos os envolvidos com seu negócio.

A gestão de uma clínica veterinária é algo complexo, pois esse é um tipo de negócio que, além de trabalhar com inúmeros materiais, ferramentas e produtos, ainda está lidando com vidas.

Nesse meio, muitos veterinários acabam abrindo sua própria clínica e, como grande parte deles não possui formação ou não teve experiência prévia com gestão ou administração, podem sentir certa dificuldade no gerenciamento do negócio.

Entretanto, não há motivo para pânico. Estudar bastante, estar sempre por dentro do que acontece no mercado, contratar a consultoria de outros profissionais e fazer um bom planejamento podem ajudar (e muito!) a conduzir sua empresa ao sucesso.

Pensando em auxiliar você nesse desafio, separamos 5 maneiras de organizar a rotina de sua clínica veterinária. Confira abaixo!

1. Faça um cadastro de clientes com todas as informações dos atendimentos

Ter um cadastro de clientes é uma excelente forma de gerir sua empresa. A iniciativa pode servir para ações de marketing futuramente, como a divulgação de promoções e de novos produtos ou serviços.

Mas, quando se trata de uma clínica veterinária, a importância de contar com um cadastro completo e sempre atualizado é muito maior.

O ideal é que o veterinário acrescente todas as informações das consultas nesse cadastro, para que tenha acesso fácil e rápido ao histórico da saúde do animal, o que é extremamente útil em casos de urgência e emergência, mas também agrega muito nas consultas rotineiras, evitando perguntas repetidas ao dono do animal.

Esse cuidado, além de trazer benefícios para o tratamento do pet, também gera um grande nível de satisfação do cliente, pois ele ganha um atendimento mais rápido e eficiente, além de perceber, ainda, o quanto o veterinário se preocupa com a saúde e o bem estar do seu bichinho.

Como já dito, uma clínica veterinária lida com vidas e, por isso, trata-se de um serviço que conta bastante com a indicação de pessoas que já conheceram, gostaram do atendimento e sentem confiança em divulgar sua marca para os amigos.

Mantenha o cadastro de seus clientes sempre atualizado. Sua clínica só tem a ganhar.

2. Tenha modelos de cartas e documentos prontos

Uma clínica veterinária também precisa estar preparada para emitir uma série de cartas, documentos e outros materiais, por ser um prestador de serviços.

Para agilizar os processos, o ideal é que o estabelecimento já tenha em mãos diversos modelos que possam ser úteis em diferentes situações e, de preferência, que contenham a identidade visual da marca, demonstrando cuidado e profissionalismo.

Dentre as cartas e os documentos que podem ser utilizados com certa frequência estão receituários, prontuários, termos de autorização para a realização de cirurgias, exames, internações, guias de solicitação de exames, atestado de óbito, notas fiscais e contratos, entre outros.

Ter esse tipo de material à disposição é importante não apenas por proporcionar um atendimento mais ágil, mas também por estar dentro de todas as conformidades perante as leis e por proteger a empresa juridicamente.

3. Treine sua equipe e faça reuniões de alinhamento

Se você que está lendo o texto é o dono ou o gestor da clínica veterinária, saiba que assumir o papel de líder é fundamental para o bom andamento do negócio.

Não estamos, porém, dizendo para você assumir uma postura de chefe mandão, pois isso, na verdade, só vai afastar os colaboradores de você e do propósito da clínica.

Um líder deve, sim, ser mais firme diante de algumas situações, mas também precisa sempre estar aberto para novas ideias e sugestões, afinal a equipe toda deve trabalhar pelo mesmo objetivo: serviços de qualidade e satisfação dos clientes.

Para manter sua equipe sempre motivada e alinhada, invista em treinamentos e faça reuniões de alinhamento sempre que sentir necessidade.

Todos os colaboradores da sua clínica precisam entender o propósito da empresa e estar de acordo com as diretrizes, para desempenhar seus respectivos papéis de forma íntegra.

Sempre que você notar divergências nas informações passadas aos clientes, junte sua equipe e alinhe os dados corretos. A comunicação é a melhor forma de resolver qualquer impasse que possa atrapalhar seus negócios.

4. Crie horários de consulta pré-definidos

Uma clínica veterinária deve ter os horários de consulta estabelecidos. Essa estratégia faz com que o atendimento possua um tempo determinado, evitando que os próximos clientes esperem mais tempo do que o adequado para serem atendidos e ajudando na gestão de tempo dos profissionais.

Crie janelas de horários, levando em consideração os períodos de almoço e de pausa dos veterinários. Ofereça apenas esses horários aos clientes, abrindo exceção somente para as emergências.

Se sua clínica oferece banho e tosa, os horários reservados a esses serviços também devem ser seguidos.

Outra forma de garantir um ótimo atendimento e evitar que outros clientes tenham que esperar muito é implantar um sistema de confirmação de presença, nos casos de consultas previamente agendadas.

Esse recurso melhora os serviços da clínica e evita um excesso de faltas e atrasos, já que muitas vezes os clientes marcam consultas com antecedência e depois acabam se esquecendo.

5. Use um software de gestão para organizar a rotina de sua clínica veterinária

Há, hoje em dia, uma quantidade muito grande de softwares de gestão que ajudam a controlar todos os setores da sua empresa. Muitos deles são especializados por segmentos de mercado.

No caso das clínicas veterinárias não é diferente: variadas empresas oferecem softwares capazes de tornar a gestão do seu estabelecimento o mais automatizada possível.

Essa facilidade pode fazer muita diferença na hora de controlar o cadastro dos clientes, o estoque de materiais, a agenda de atendimento e, inclusive, a parte financeira da empresa, a partir do lançamento de custos e de despesas, além do controle total de todo o fluxo de caixa.

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